Niet langer alle touwtjes in handen

Niet meer bepalen hoe, maar vooral bepalen wat. De regisserende gemeente. Dat is de insteek van de Gemeente Haarlem in het zogenoemde ROGO-project. De gemeente is de regisseur, de advies- en ingenieursbureaus (SOPI) en aannemers voeren uit.  Aannemingsmaatschappij Van Gelder is één van die uitvoerende partijen. H et verder samenwerken met de markt in de openbare ruimte is een project waar de gemeente Haarlem eigenlijk al vijf jaar mee bezig is. Een paar jaar geleden heeft de gemeente voor het dagelijks beheer in de stad langdurige contracten afgesloten. De laatste drie jaar heeft de samenwerking in groot onderhoud vorm gekregen, mede door Floris Vosse, die implementatie adviseur is voor de gemeente. Hij moet er voor zorgen dat alles goed verloopt.

Eerst maar eens even uitleggen wat dat ROGO-project nou eigenlijk inhoudt. ROGO staat voor Raam Overeenkomst Groot Onderhoud. De naam zegt het al, het gaat dus om de grote onderhoudsprojecten, in de stad Haarlem. “En daar waar we eerst voor elk project een nieuwe partij zochten via een aanbesteding, hebben we er nu voor gekozen om de samenwerking aan te gaan met vier vaste ROGO-partners”, legt Vosse uit.  

Van die vier is Van Gelder er dus één. En dat betekent zekerheid. Zekerheid van werk in de stad Haarlem voor de komende vijf jaar (4+1). Want voor die periode is de samenwerking aangegaan. Het gaat om ongeveer veertig projecten voor alle partners per jaar in diverse stadia van projecten. Een deel daarvan gaat via één-op-één gunning, waarbij er wordt gekeken naar de omzet van de vier vaste partners en ook een deel gaat via een mini-competitie, waarbij de vier ROGO-partijen dus nog wel met een goed plan moeten komen om een project binnen te slepen. “Dan houd je elkaar ook nog scherp”, vindt Vosse.

Nu is de grote vraag natuurlijk, waarom heeft de gemeente Haarlem voor een dergelijke constructie gekozen? Je sluit er immers ook een hoop partijen mee uit. Vosse heeft daar uiteraard wel een antwoord op. “Voorheen werkten we samen met twintig, dertig, misschien wel veertig verschillende uitvoerende partijen. En dat betekent elke keer weer nieuwe constructies bedenken, een relatie opbouwen, afspraken maken. En dat zorgt voor veel ruis op de lijn en een hoop verloren tijd. Nu hebben we gekozen voor vier vaste partners en hopen we dat we toe kunnen naar een eenduidige manier van werken.”

Lerend vermogen creëren is daarbij een belangrijke pijler. Vosse: “Natuurlijk zal niet alles direct soepel verlopen. Zolang we maar leren van een gelopen project  zodat het volgende project beter wordt. Op een gegeven moment moeten we als gemeente, SOPI- en ROGO-partijen weten wat we van elkaar kunnen verwachten. Je moet elkaar begrijpen, want dan hoef je ook minder te praten. En dat scheelt weer een hoop tijd.”

De regisserende gemeente
Voor de gemeente zit het leerproces vooral in het regisseren. Niet meer alle touwtjes in handen, maar ook dingen kunnen loslaten. “En dat is best lastig en een andere werkwijze voor medewerkers van de gemeente. 
Dat is als regisserende gemeente niet meer de bedoeling. “Wij moeten een helder beeld van het eindproduct hebben, waarbij de kaders en risico’s duidelijk zijn, de stapjes (hoe) worden nu bepaald door de SOPI- en ROGO-partijen”, benadrukt Vosse. “Als je heel goed voor ogen hebt wat je eindproduct is dan kun je ook eventueel bijsturen tijdens het proces. Maar als je onvoldoende in staat bent om duidelijk neer te zetten wat je wilt, dan verlies je de regie.”

De implementatie adviseur van de gemeente weet echter heel goed wat er nodig is om ervoor te zorgen dat het ROGO-project een succes wordt: “voorspelbaarheid en vertrouwen.” Daarbij speelt de samenwerking tussen de procesteams van de gemeente en partners een grote rol, weet Vosse. “De gemeente moet niet voor grote verrassingen komen te staan. Hoe meer de gemeente proactief op de hoogte is, hoe beter die kan loslaten. Belangrijk voor de partners is zich te verplaatsen in de rol van de gemeente. Je moet als SOPI- of ROGO-partij  helder en transparant zijn.”
Maar zoals eerder al gezegd en geschreven, dat kost tijd. “Het is nu belangrijk dat de projecten op gang komen en we gaan samenwerken. Want uiteindelijk is het ook gewoon een kwestie van doen, goed informeren en leren en dan ontstaat er vertrouwen”, vindt Vosse. “Ik ben in ieder geval tevreden als we straks een voorspelbare werkwijze hebben ontwikkeld waarin alle partijen elkaar vertrouwen, wat resulteert  in kwaliteit en efficiency. En dat is het belangrijkste: immers we willen goede en snelle projecten voor de stad Haarlem maken.”